智慧蘭臺，湄洲灣電力再創新輝煌

作者：國投云頂湄洲灣電力有限公司 黃巧芳來源：蘭臺之家交流群

在海峽西岸，戈壁沙灘上有一座現代化的大型電廠——國投湄洲灣電力。

當您走進國投湄洲灣電力檔案室，全文檢索、數字檔案、智能密集架、快速調卷、語音提示、紅外線感應，近400平米庫房寬敞、整潔，一列列一排排井然有序、規范整齊的檔案卷宗，無不感到湄洲灣電力先進的網絡化、智能化、數據化管理的“智慧蘭臺”。

時間回溯到五年前，2015年的夏天，我初來湄洲灣，炎熱酷暑，國投湄洲灣電力二期項目開工伊始，項目部只30多平米的臨時資料室，五節柜里存放著大約200多份項目前期準備文件。

如何管理項目檔案、如何建立湄洲灣電力蘭臺，這是迫在眉睫的事，做好前期規劃特別重要。

領導重視，前期策劃和布署

公司各級領導高度重視檔案工作，多次就檔案工作開會、部署，勾畫檔案藍圖，規劃檔案工作未來。

先后確定“項目檔案實現智能集成化管理、實現達標投產驗收、創中國電力優質工程獎、國家優質工程金獎、實現國家一流項目檔案管理”目標，精心策劃和部署三同步管理方案：“項目檔案管理與項目建設同步、檔案信息化建設與智能庫房建設同步，數字化工作與項目檔案管理同步”，制定“項目檔案管理及智能庫房建設、數字檔案系統與智能庫房集成一體化智慧管理建設方案”。

搭建組織管理架構

我們首先制定《公司檔案管理辦法》，明確公司檔案管理原則、組織和內部各部門職責劃分，規定檔案的收集、歸檔、整理、保管、檢索、編研、統計、利用、安全、保密、鑒定和銷毀、借閱和復制等制度。

明確項目檔案工作以公司綜合管理部檔案室為核心，由公司副總經理分管，工程部及各職能部門、各項目負責人、兼職檔案員、資料員為基礎構成檔案工作體系。檔案管理與項目同步管理。

檔案工作納入了企業發展規劃、年度工作計劃和信息化建設規劃，納入了各職能部門業務工作管理制度與流程，納入了業務人員崗位職責，納入了績效考核。接著組建工程綜合管理與檔案組，以建設方領導、總承包、監理和各參建單位共同組成，定期開展項目文檔檢查工作。

同時出臺項目檔案管理和業務流程制度。依據《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》(DL/T241-2012)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2008)及國家有關項目檔案管理標準和規范，制定涵蓋整個項目檔案管理和業務流程的《國投湄洲灣第二發電廠2×1000MW機組建設項目檔案管理實施細則》，明確建設方、監理、總承包管理職責、項目文件及竣工圖的編制要求、檔案歸檔范圍和內容、整理規則、質量要求和審核、移交歸檔程序和時間及創優等，并對不同載體音像、實物也做了詳細規定。同時在實踐過程中及時補充、更新和完善、持續改進。

積極探索EPC項目檔案管理新模式

國投湄洲灣電力二期項目實行EPC總承包項目管理模式，為國投集團首家，在2015年項目開工初起，當時國內尚未出臺總承包項目檔案管理規范和標準，可借鑒的經驗亦少之又少，項目檔案管理以什么樣的模式定位?我們是摸著石頭過河。

我們以項目檔案管理為中心工作，積極探索出“業主、監理、總承包、施工單位”四方一體化管理模式。項目文件實行業主統攬全局、總承包跟蹤管理、監理監督檢查、施工單位具體管理的模式。最大限度地發揮EPC總承包項目多方資源的整合、實現了項目立項、設計、準備、管理、施工、調試、竣工驗收文件管理的高度融合。

檔案從來不是焦點，砥礪默默前行

檔案從來不是焦點，潛心做好基礎業務、不斷豐富室存檔案資源才是本分。

從規范業務流程抓起，梳理檔案收集、整理、歸檔再到保管、編目、借閱每一個業務流程，歸檔實行“誰形成，誰歸檔”原則。對形成和處理的各類文件材料開展規范化的登記、積累、歸檔。同時對工程每天流轉的工程聯系單、設計變更單、報審單等進行分類、登記，不遺漏一份。對不完整、不成套的文件，去各業務部門悉心業務指導收集工作，與經辦人核對、再收集;“歸檔了嗎”成為檔案人口頭禪：開會在大家談完自己工作時總會說一句：“歸檔了嗎?記得歸檔哦”。

以檔案質量控制為重點。我時常奔走于總承包和各個參建單位，培訓人員、定期召開檔案專題會議，指導總承包檔案管理并就有關問題溝通，遇到問題適時召開檔案專題會議，統一認識、統一規定;在單位工程竣工階段，對一個個分項工程、一個個分段工程檔案進行質量審查，對檔案形成過程進行管控，為施工資料的完整形成打下了堅實的基礎。在項目竣工文件驗收階段，大量的竣工文件運輸至檔案室，我和同事逐項檢查、驗收項目竣工文件，不放過一個細節，為此不免與施工單位發生爭執，我也落下了“厲害”和“太認真”之名。但令人欣慰的是二期工程檔案以較高的案卷質量通過專項驗收。

公司吸收合并，檔案工作面臨新挑戰

2017年公司吸收合并，整合湄洲灣電力一期26年歷史檔案迫在眉睫。一套人馬管理兩個全宗檔案，一期機組工程檔案為全英文，檔案未集中管理，未按標準整理、未建立檢索目錄，查詢一份文件相當困難。為了快速解決歷史遺留問題，我們成立以檔案人員和各職能部門業務人員為核心的檔案鑒定工作組，對歷史檔案進行多次鑒定、收集和系統整理，建立中英文對照檢索目錄，并且對設計、設備圖紙、基建綜合文件、商務等重要文件進了數字化。一期檔案于2018年達到標準化管理和數字化管理。

件件卷卷皆真跡，張張頁頁盡春秋

從二期基建項目到一期吸收合并檔案整合，一份份收集、清點、驗收，一份份鑒定保管期限和密級、分類、填寫檔號，一張張編制頁號，一份份編制目錄信息、組卷 ……日復一日，年復一年，一沓沓、一車車的檔案材料搬運進了檔案室……經過檔案人員的鑒定、分類、編目、整理成為了一卷卷、一件件真實可靠、整齊規范的檔案。截止目前，湄洲灣電力檔案庫存案卷達1.32萬卷，內容涵蓋國投湄洲灣電力1993年至今的27個春秋檔案。

奮斗的腳步永不停歇，新時代邁上新臺階

依據“項目檔案管理及智能庫房建設、數字檔案系統與智能庫房集成一體化智慧管理建設方案”，分步實施、開始邁上創建“智慧蘭臺”之路。

構建智能檔案庫房。2015年5月構建符合“檔案館建筑規范”和“八防”要求的檔案庫房。配備國內先進的智能電動密集架。2017年5月，采購并安裝集手動、電動、電腦控制功能于一體的智能電動密集架。實現語音提示、操作指令、燈光保護、紅外線感應保護、電磁保護、自動定位、溫濕度顯示等功能，使檔案管理安全、快捷、方便。

構建數字檔案管理信息平臺，參建單位共享信息平臺。2016年初搭建數字檔案室所需軟硬件環境和網絡環境，購置集出圖、復印、掃描一體的工程數碼復合機、高速掃描儀等數字化設備及配套數字化軟件;2016年11月，數字檔案信息系統開始實施，實現了檔案全文檢索、文、圖、檔一體化、網絡化管理。參建單位共享的數字檔案信息平臺。2017年初，建設、總承包、監理、施工單位共享數字檔案信息管理收集整編平臺，在線歸檔、整理、匯總、審核電子數據。2018年數字檔案信息管理系統與OA、ERP集成，實現文檔歸檔、借閱審批一體化管理。全面實現網絡化、數字化管理。存量數字化與增量電子化檔案不斷豐富。2015-2019年，湄洲灣電力完成檔案數字化副本共13.5萬件，著錄目錄信息20.3萬 條。二期項目數字化率達99%。

實現檔案數據庫與庫房智能化一體管理。2017年6月我們對數字檔案信息系統進行二次開發，通過檔案人員、信息人員、實施方多方努力，數字檔案信息系統與智能電動密集架控制系統完美對接，不僅可以查詢、下載、瀏覽電子文件，而且可以通過檔案儲存定位信息和智能電動密集架液晶顯示屏顯示的檔案檢索信息,準確無誤調卷。檔案數據與檔案庫房實現智能一體化管理。

至此，湄洲灣電力成功打造集檔案信息管理與庫房智能化管理為一體“智慧蘭臺”，創建了一個集檔案目錄信息、電子文件查詢、全文檢索、網絡化管理、數字化、智能化管理的檔案管理信息系統，成為國投集團首家“智慧蘭臺”。

歷經多次大考

2018年2月國投湄洲灣電力2*1000MW機組項目高標準一次性通過了福建省檔案局“建設項目竣工檔案專項驗收”， 驗收專家組一致認為國投湄洲灣電力檔案管理體制、數字化檔案室建設、基建項目檔案管理在全省屬較高水平，予以一次性通過;2018年3月高標準通過了兩臺機組投產達標“工程檔案”檢查 ;2018年5月通過中國電力建設企業協會電力行業優質工程“工程檔案”檢查，工程獲行業優質工程獎。

檔案宣傳增添蘭臺新活力

2017年-2018年結合國家檔案局主題，連續兩年舉辦“檔案宣傳月”活動。在公司范圍和二期項目參建單位開展“檔案-我們共同的記憶”、“檔案見證改革開放”等系列活動，活動有聲有色、達到增強全員檔案意識、助力檔案工作的效果?！皺n案見證改革開放”活動激發了公司員工和參建人員愛國愛廠情懷，煥發檔案工作新活力 。

新時代新蘭臺，交出滿意答卷

彈指五年間，國投湄洲灣電力檔案室從200份文件達到20萬件檔案，從30平米的資料室筑成400平米的現代化數字檔案室， “智慧蘭臺”與基建項目檔案管理成為行業管理典范，集團內及福建省行業內前來學習借鑒人員絡繹不絕，形成了良好的社會影響力，創造了良好的經濟、環保和社會效益!

五年來，湄洲灣電力檔案人砥礪奮進筑蘭臺，書寫了新時代電力蘭臺人奮斗史!五年，一段歷史的終結，同時也是下一個五年的開幕，又一個五年的號角吹響。目前公司檔案工作已全面步入提供生產運營服務期，蘭臺邁向創新服務方式、多方位全面服務企業生產經營工作之路。以檔存記憶，留史知未來，讓我們不斷創新和奮進，譜寫湄洲灣電力未來更精彩的歷史!