借鑒先例！非典防治與檔案部門的責任

內容來源：《山西檔案》2003年第3 期作 者： 王保國

今年, 我國大部分地區突發“ 嚴重呼吸道綜合癥” ,即非典型肺炎(簡稱“ 非典”)疫情。面對突如其來的災難, 舉國上下認真貫徹落實黨中央、國務院的一系列方針、部署和指示精神, 全力打好這場沒有硝煙的人民戰爭, 有效地控制了非典, 取得了明顯的成效。在這場抗擊非典的斗爭中, 檔案部門在積極搞好防治非典工作，維護他人和自身的健康和生命安全，確保業務建設正常開展外, 同時還必須完成兩項特別重大的任務———為防治非典服務和建立防治非典檔案。

一、開發檔案信息資源, 為防治非典斗爭服務

當前, 防治非典就是黨和政府工作的大局, 檔案部門必須緊緊圍繞這個大局, 搞好信息服務工作。我國檔案部門保存的檔案浩如煙海, 記錄歷史上防治各種傳染病的科學方法和經驗的檔案文獻相當豐富, 可供開發利用。同時, 由于檔案部門是一個地區、單位的信息中心之一, 在防治非典的非常時期, 可以提前接收防治非典的現行文件, 提供現行文件的利用。有了歷史檔案信息與現行文件信息的結合, 只要態度積極, 方法對頭, 完全可以為防治非典斗爭提供有效的信息服務。

1 .印發檔案文件目錄, 通報館(室)藏檔案、文件信息

檔案館(室)要從館(室)藏檔案中找出有關防治各種傳染病的檔案文獻, 編制專題檔案文件目錄, 并搜集當前防治非典的現行文件、資料，編制專題文件、資料目錄，快速印發，分送給領導、決策部門和有關人員, 讓他們了解檔案館(室)是否有他們需要的檔案、文件, 以便隨時向檔案館(室)提出利用要求或依據目錄查找現行文件、資料。

2 .提供檔案文件原件

在防治非典的非常時期, 檔案部門要一手抓預防非典, 確保職工身體健康和生命安全, 一手抓服務, 不能閉館(室)抓非典防控。不過, 傳統的檔案借閱服務,在非常時期要使用不同尋常的辦法, 一般性查閱可采用電話咨詢、代查代抄(復印)、網絡傳遞等方式進行,利用者不需到檔案館(室)直接調閱檔案文件, 對非利用原件不可的重大查閱事項, 要在做好安全防護的前提下, 積極提供服務。

在防治非典的非常時期, 機關、團體、企業事業單位和其他社會組織的檔案機構對防治非典的文件應當突破歸檔制度的限制, 提前接收, 及時提供服務。各級國家綜合檔案館的現行文件閱覽中心, 除接收同級機關、團體防治非典的文件外, 要適當擴大接收范圍, 收集基層單位防治非典的典型經驗、技術與方法創新方面的文件, 提高服務效果。

3.提供信息加工產品

檔案館(室)要從檔案、文件、資料中查找出歷史上有關防治各種傳染病的檔案和當今防治非典的文件、資料, 除匯編成冊, 提供原文信息服務外, 還應采取文摘、綜合加工等方法, 形成各種形式的信息加工產品,將防治傳染病的歷史信息和現行信息, 提供給領導、決策部門和有關人員參考, 使檔案、資料在防治非典工作中發揮重要作用。

第一, 打破常規, 不貪大求全, 堅持“ 短平快” , 多出快出檔案信息加工產品。傳統的檔案編研講究檔案信息的系統性與完整性, 一個檔案信息加工產品少則幾萬字、十幾萬字, 多則幾十萬字, 甚至上百萬字。對為防治非典服務的檔案信息的加工, 不能貪大求全, 應以小型多樣為主, 多出快出產品, 以印發“ 檔案信息摘報” 、“檔案信息通報” 、“ 檔案信息快遞” 等形式, 提供及時、快捷的信息服務。

第二, 緊跟防治非典的進程, 強化編研工作的針對性。檔案部門應通過各種渠道, 密切關注防治非典工作進展情況, 了解不同階段、不同工作、不同單位防治非典工作的檔案信息需求, 針對性地開發檔案信息資源, 提高服務的有效性。

第三, 打破文獻間的界限, 開展檔案信息與現行文件信息、檔案信息與報刊資料信息相結合的信息加工和信息服務, 發揮各種信息的互補作用。防治非典工作既要充分利用前人防治各種傳染病的經驗、教訓, 以少走彎路, 提高防治效果, 因而需要從檔案中獲取歷史信息;又要執行黨和國家的方針、政策和法律法規, 掌握各機關、團體、企業事業單位和其他社會組織的防治措施及防治情況, 了解防治方案和防治技術, 因而更需要從現行文件、報刊資料中獲得現實信息。

因此, 檔案部門在為防治非典提供信息服務時, 就要打破文獻之間的界限, 把對檔案信息的加工與對現行文件、報刊資料信息的加工結合起來, 既為領導和有關人員提供防治各種傳染病的歷史信息, 又向社會傳遞防治非典的現實信息, 實現歷史信息與現實信息的結合。

第四, 運用現代信息技術, 實現防治非典和各種傳染病信息資源共享。檔案信息計算機管理系統已經與電子政務網、公共信息網鏈接的檔案室和檔案館, 應當開辟防治傳染病專題欄目, 在網上傳遞防治非典的信息和有關防治各種傳染病的專題檔案、文件目錄, 使需要者隨時隨地可以從網上獲取相關信息。

二、實現建檔與服務有機結合

在人類防治傳染病斗爭史上, 防治非典無疑是最成功的一次實踐, 非典在較短的時間內就得到了有效控制, 而且治愈率高, 死亡率低。防治非典的各種原始記錄無疑是十分寶貴的。非典已經被有效控制, 這次的傳染也許不會持久, 但是, 同其他許多曾經被有效控制過的傳染病一樣, 非典完全有可能還會卷土重來, 危害人們的健康和生命安全。防治非典的各種原始記錄, 對當前和未來的防治非典都會很有用處。

因此, 不論為當前的防治非典服務, 還是為未來的防治傳染病儲備決策依據和參考資料,檔案部門和檔案工作者都應當重視加強防治非典的建檔工作, 將防治非典的檔案保管好, 使它不至于散失和殘缺, 以備不時之需。防治非典建檔應當搞好四個結合:

1 .建檔與服務相結合

防治非典建檔要打破以往的建檔常規, 把建檔與服務有機結合起來, 做到邊建檔, 邊服務, 以服務促建檔?？梢酝黄朴晌臅?、業務部門系統整理編目后定期一次性向檔案機構或者檔案工作人員移交的規定, 急需提供利用的防治非典文件材料, 提前移交和收藏;檔案機構或者檔案工作人員接收的防治非典文件材料,應當隨時向領導、決策部門和有關人員提供利用, 不能等到全部文件材料都經過系統整理、編目后才提供利用。

防治非典的文件材料因特殊情況不能提前或按期移交歸檔的, 檔案機構或者檔案工作人員應當進行登記, 做好監控, 確保今后的移交歸檔。同時, 應當實行文書與檔案信息服務一體化, 由檔案機構或者檔案工作人員與文書處理人員共同開發文檔信息資源, 實現兩者的優勢互補, 共同為防治非典提供優質服務。

2 .普遍建檔與重點建檔相結合

防治非典是全社會參加的沒有硝煙的戰爭, 都形成有防治非典的各種原始記錄, 各單位都應當建立防治非典檔案。由于各單位的社會地位和社會職能不同, 所形成的檔案的數量及檔案的社會價值也不相同。各級人民政府、各級政府衛生行政部門、衛生防疫機構和治療非典的定點醫院形成的檔案, 社會價值大, 而其他單位形成的檔案, 除少數具有較大的社會價值外, 大多只對本單位有利用價值。

因此, 要在各單位普遍建立防治非典檔案的同時, 重點抓好各級人民政府、各級政府衛生行政部門、衛生防疫機構和治療非典定點醫院的防治非典建檔工作, 確保重點建檔單位防治非典檔案的齊全、完整和質量。

3.規范辦事與特事特辦相結合

我國確立了檔案工作的基本原則, 有比較完善的檔案工作標準體系, 對統一檔案的收集、整理、編目、著錄等項工作, 提高檔案工作的質量與效率, 促進檔案信息交流, 起到了很大的作用。建立防治非典檔案一般應當嚴格執行我國檔案工作的原則和標準、規范, 但是, 為便于防治非典檔案的積累、保管和提供利用, 應當允許執行原則、標準和規范有一定的靈活性。對防治非典文件材料的接收, 如前所述, 可以突破歸檔制度規定的移交日期, 提前接收, 便于與館(室)藏其他防治各種傳染病的檔案進行綜合開發利用。

對防治非典文件材料的整理, 一般單位應當與其他歸檔文件一起分類整理, 把防治非典的文件材料置于相關類目中, 立專卷, 如按件整理則按事由集中排列在一起, 而重點單位, 特別是形成防治非典檔案較多的單位, 防治非典檔案則可單獨設置類目, 集中管理, 不使其分散于其他類別之中。防治非典的文件材料形成之后, 在向本單位檔案機構或者檔案工作人員歸檔或實行文檔信息共同開發利用的同時, 應當向檔案館的現行文件閱覽中心移交, 使社會能盡量共享防治非典的文件信息資源。

在沒有建立現行文件閱覽中心的地方, 各單位形成的防治非典文件材料應向檔案館移交一份印本, 由檔案館向社會提供利用;或者將防治非典的文件、檔案作為重要檔案提前向檔案局(館)進行登記, 便于由檔案局(館)向社會通報防治非典的文件、檔案存放信息, 使利用者到有關單位按規定利用所需要的文檔信息。

4.制度建設與業務建設相結合

在檔案法制已相當完備的今天, 盡管檔案形成單位和檔案行政管理部門年年在監督建檔, 檔案不齊全、不完整, 尤其檔案精品不為檔案機構收藏的現象還十分普遍。這既與檔案法律法規還有空白、檔案行政執法不嚴有關, 但更重要的是檔案工作機制沒有與相關工作機制鏈接, 檔案的形成、積累、歸檔事實上還沒有納入相關工作之中。在這種狀況下, 就業務抓業務, 是不可能搞好防治非典建檔工作的。

因此, 要一方面加大執法力度, 把應當歸檔的防治非典的文件材料齊全、完整的收集起來, 建立高質量的防治非典檔案;另一方面, 要根據國家防治傳染病工作和檔案工作的法律法規, 制定和完善本單位的檔案工作制度, 重點是把檔案的形成、積累、歸檔納入相關工作運行機制, 使檔案的收集、歸檔工作正常運轉起來。一手抓防治非典, 一手抓好業務建設, 特別是抓好為防治非典服務和建立防治非典檔案, 是當前檔案工作中必須堅持的方針。