岳陽市檔案局丨機構改革中檔案工作實施方案

關于認真貫徹執行《中共湖南省委辦公廳湖南省人民政府辦公廳關于做好機構改革中檔案處置工作的通知》的實施方案

岳檔發〔2018〕15號

市直有關單位：

市委對貫徹落實《中共湖南省委辦公廳、湖南省人民政府辦公廳關于做好機構改革中檔案處置工作的通知》(湘辦發電〔2018〕133號)文件高度重視，為切實做好全市機構改革中的檔案處置工作，維護檔案完整與安全，遵照市委領導的批示和指示，特制定如下實施方案：

一、高度重視機構改革中的檔案處置工作

新一輪機構改革工作，任務重，要求高，涉及面廣。各單位檔案資料是本單位歷史活動和過程的真實記錄，是備以查考的歷史依據和真實憑證，是不可再生的寶貴資源，也是國家檔案資源的重要組成部分。機構改革中的檔案處置工作是一項政治性、政策性很強的工作，各涉及機構改革單位(以下簡稱涉改單位)要高度重視，將其納入機構改革組織實施的總體部署，做到檔案處置工作與機構改革工作同步推進，檔案處置不到位，相關檔案處置機構和人員不能散。

各涉及機構改革單位(以下簡稱涉改單位)要成立檔案處置工作領導小組，單位主要負責人擔任組長，科學制定本單位的檔案管理和處置工作方案，明確檔案歸屬與流向、檔案處置工作負責機構和人員、編制檔案處置工作時間表。檔案管理和處置工作方案在全市機構改革方案正式公布一周內報市檔案局審查批準后執行。

新組建的單位要及時明確檔案管理機構和檔案管理人員，建立健全檔案管理工作制度，有序地開展檔案管理工作。要按照“三定”規定，編制好本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表，并按有關規定報市檔案局審查同意后執行。

為確保全市機構改革檔案處置工作順利進行，岳陽市檔案局成立機構改革檔案處置工作領導小組，負責全市涉改單位檔案處置工作的業務指導、監督和檔案接收。市檔案局黨組書記、局長許勇球任組長;黨組成員、副局長趙小龍任副組長;黨組成員馬岳生，黨組成員、副局長余伏良，辦公室、業務指導科、法規科、人教科、檔案管理科、開發利用科等科室負責人為成員。領導小組辦公室設業務指導科，王收良同志任辦公室主任。

市檔案局將于2018年10月至11月對全市所有機關事業單位的檔案管理工作進行全面地檢查，以此督促各單位將歷年來的檔案收集、整理上架，為機構改革檔案的處置作好前期準備工作。

二、明確機構改革單位檔案的歸屬與流向

依據國家檔案法規，機構改革單位檔案的處置要以維護單位歷史真實性和完整性為原則，各單位在原機構變動前形成的全部檔案(除在職人員和離退休人員的人事檔案以外)為一個整體，不得分散。其歸屬和流向按以下規定執行：

(一)不再保留、撤銷的機構，其全部檔案由原單位按專業要求整理好后向市檔案館移交。

(二)由兩個或兩個以上的機構合并組建為一個新的機構的，其全部檔案由原單位或者新組建的單位按原機構全宗直接向市檔案館移交，不得分散。新機構形成的檔案另立全宗進行管理。新組建機構因工作需要暫時保留涉改單位檔案的，必須報市檔案局同意，由新機構代為保管，達到規定年限后再移交市檔案館。

(三)重新組建或以原機構為基礎組建、更名、職能優化的部門和單位，沿用原檔案全宗。

(四)新組建的獨立機構和隸屬關系發生變化的機構，自組建或隸屬關系發生變化之后獨立管理好檔案，由市檔案館安排檔案全宗號。組建的委員會或領導小組，其辦事機構設在有關部門的，不單設檔案全宗，其檔案納入有關部門檔案全宗進行管理。

(五)機構改革后機構名稱變更、職能改變或者規格降低，且原單位未獨立建檔的，機構改革后仍不需要獨立建檔的，文件材料交新主管部門檔案室集中統一管理。

各涉改單位根據以上規定，結合工作實際提出本單位檔案的具體歸屬與流向的意見，報市檔案局審查同意后實施。

三、要切實做好機構改革中的檔案處置工作

凡涉及本次機構改革的單位和部門，都要按照檔案歸屬與流向的規定，做好檔案的處置工作。

(一)處置內容。包括檔案、資料和檢索工具。檔案種類包括機構存續中保管的文書檔案及機構改革過程中形成各項交接文件的全部文書檔案、基建和科研等各種科技檔案、會計和專業等各種專門檔案、公務禮品檔案、實物檔案、電子檔案、照片和印章等特殊載體檔案。資料主要包括各種業務職能活動的資料、出版物及基礎數據匯編、大事記等。檢索工具包括紙質目錄、電子目錄、全宗卷等。

(二)處置工作要求

1.全面收集清點。各涉改單位根據本單位的檔案管理和處置工作方案，及時清點檔案，統計檔案門類、數量。對照本單位的文件材料歸檔范圍，結合單位主要職能，清查散存在各內設機構和個人手上的文件材料，并進行登記造冊，做到應收盡收。收集清點的檔案形成時間截止到組建的新機構成立之前。

2.認真組織整理。各單位要按《岳陽市檔案館檔案接收進館標準》(岳檔〔2014〕12號)對應處置的全部檔案進行系統整理、編目，不得分散，編制好檢索工具，完善全宗卷后，連同檔案的電子目錄一并向市檔案館或新組建的新機構移交。各類檔案的整理規范及檢索工具編制要求如下：

(1)文書檔案的整理。2000年以前的檔案按照《文書檔案案卷格式》以卷為單位進行整理。2001年以后的檔案按照《歸檔文件整理規則》以件為單位進行整理。

(2)科技檔案的整理。符合《科技檔案案卷構成一般要求》(GB/T11822-2008)的要求。

(3)專業檔案的整理。不同的專業檔案要符合相關專業檔案整理規范的要求，如會計檔案符合《會計檔案管理辦法》(中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號)和《會計檔案案卷格式》(DA/39-2008)的要求。

(4)公務禮品檔案的整理。符合《湖南省公務禮品檔案管理規定(試行)》(湘檔發〔2011〕16號)的要求。

(5)特殊載體檔案的整理。不同的特殊載體檔案要符合各自的整理規范要求。如印章檔案符合《印章檔案整理規則》(DA/T40-2008)的要求，照片檔案符合《照片檔案管理規范》(GB/T11821-2002)的要求，電子檔案符合《電子檔案移交與接收辦法》(檔發〔2012〕7號)的要求。

(6)檢索工具的種類和要求。移交檔案時，必須移交相應的紙質目錄一式兩份、電子版目錄一份及全宗介紹。電子版目錄須為從檔案管理系統中導出的目錄數據。有條件的單位可完成檔案全文數字化，同步移交檔案全文數據。各單位須按照《全宗指南編制規范》(DA/T14-94)編寫該單位的全宗介紹。

(7)編研資料。移交檔案時，同時移交本單位的組織機構沿革、大事記、基礎數字匯編等有關材料。

3.規范處置手續。各涉改單位應嚴格履行檔案處置交接手續。一是規范內部移交手續，對散存在單位各內設機構和個人手中的檔案，由單位檔案室統一接收，辦理交接手續。二是規范向市檔案館或新機構移交手續。向市檔案館移交檔案時，由涉改單位檔案工作機構負責人向市檔案館管理科移交檔案、向開發利用科移交檢索工具與全宗卷，確認無誤后，在交接文據上簽字，一式兩份，存入全宗卷永久保管;向新機構移交檔案時，移交工作應在交接雙方分管檔案工作的負責人主持下，確認無誤后，雙方在交接文據上簽字，一式三份，由交接雙方分別存入各自全宗卷永久保管，1份交市檔案局備案。檔案處置工作應在新組建機構成立之日起3個月內完成。

四、要進一步壓實責任，嚴肅檔案處置工作紀律

(一)涉改單位應根據上述規定，提出本單位檔案歸屬與流向意見，制定檔案管理和處置工作方案，于全市機構改革方案正式公布一周內報市檔案局審查，以便及時做好組織協調和指導服務工作。

(二)市檔案局各科室要履行業務主管職責，提前介入，做好業務指導和服務，并加強機構改革中的檔案行政執法工作，切實糾正違反檔案法律法規的行為。市檔案館認真做好接收檔案的各項準備工作，督促有關單位及時移交檔案，確保國家檔案資源齊全完整。

(三)各涉改單位要采取有效措施和手段，加強組織領導，強化檔案管理和處置工作，嚴防因機構變動、人員調整，導致檔案無人過問，造成泄密事件和檔案丟失、損毀;檔案人員要履行職責，認真組織清點、鑒定、核對本單位的檔案，做到帳物相符。各單位鑒定為定期保管的各類檔案，嚴禁機構改革中作銷毀處置。任何單位和個人都不得私自帶走、留存、轉移和銷毀檔案。

(四)涉改單位的檔案處置工作將列為評估機構改革工作是否落實到位的重要指標，市檔案局將報請市委深化機構改革領導小組辦公室、市委編辦、市委督查室等單位形成聯合督查組，對各涉改單位的檔案處置工作進行專項督查，督查內容為各涉改單位對檔案處置工作的重視程度、檔案歸屬與流向、安全保管等方面。對機構改革中檔案丟失、損毀、泄密的單位和個人，對拒不按規定處置和移交檔案的單位和個人，將嚴格按照檔案法、保密法和《檔案管理違法違紀行為處分規定》， 嚴肅追究單位領導和有關人員的責任。另報請市紀委監委嚴肅查處涉改單位檔案處置工作中的失職、瀆職行為。

岳陽市檔案局

2018年10月12日