檔案整理收藏丨計劃生育檔案、出生醫學證明檔案管理辦法
浙江省出生醫學證明檔案管理辦法
第一條 為了加強出生醫學證明檔案管理，維護檔案真實、完整、安全，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《浙江省<出生醫學證明>管理規定（試行）》等有關規定，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱出生醫學證明檔案是指國家統一印制，以省、自治區、直轄市為單位統一編號，并依據《中華人民共和國母嬰保健法》出具的，證明嬰兒出生狀態、血親關系，申報國籍、戶籍，取得公民身份號碼的法定醫學證明存根及相關信息、申領材料等具有保存價值的文件材料。出生醫學證明檔案是國家民生檔案的重要組成部分。
第三條 簽發《出生醫學證明》的助產機構和管理機構（以下統稱出生醫學證明檔案保管單位），負責本機構簽發的出生醫學證明檔案的保管。
出生醫學證明檔案保管單位應當明確檔案保管人員，保證管理必需的設施、場所和經費，確保檔案安全，并適應檔案管理現代化的要求，配備相應的技術設備。
各級衛生行政管理部門、檔案行政管理部門應當在各自職責權限范圍內對出生醫學證明檔案管理工作進行依法指導、監督。
第四條 出生醫學證明檔案的歸檔范圍主要包括以下內容：
（一）《出生醫學證明》存根。
（二）《出生醫學證明》申領表。
（三）其他文件材料：未按時申領《出生醫學證明》情況說明、親子鑒定證明、派出所出具的證明材料、其他應當保存的相關文件材料及《出生醫學證明》簽發登記本。
第五條 屬于歸檔范圍的文件材料應當在辦理完畢后3個月內歸檔至出生醫學證明檔案保管單位的檔案管理部門。
歸檔的文件材料應當真實完整、圖文清晰、簽字手續完備。
第六條 出生醫學證明文件材料歸檔，包括首次簽發、換發、補發材料及《出生醫學證明》簽發登記本。
首次簽發的應有《出生醫學證明》存根、《出生醫學證明》申領表；
換領的應有《出生醫學證明》存根、《出生醫學證明》申領表及原《出生醫學證明》等相關材料；
補領的應有《出生醫學證明》存根、《出生醫學證明》申領表、補領《出生醫學證明》書面情況說明等相關材料。
第七條 出生醫學證明檔案管理應當遵循下列規定
（一）簽發《出生醫學證明》機構為立檔單位，以機構檔案室或病案室為檔案立卷和管理部門；
（二）以一個新生兒為對象作為一件整理，編制卷內目錄時作為一個條目；《出生醫學證明》申領表印制于A4紙正面，存根、有效身份證件復印件粘貼于指定區域處，其他材料附于后面；
（三）按照《出生醫學證明》編號順序排列文件；
（四）按照100個編號的文件材料組成一卷；
（五）對卷內文件材料用阿拉伯數字編寫頁號；填寫卷內文件目錄（見附件1：卷內文件目錄式樣），置于卷內首頁之前；填寫卷內備考表（見附件2：卷內備考表式樣），置于卷末；
（六）填寫案卷封面（見附件3：案卷封面式樣）；去掉文件材料上的金屬物，裝訂成卷；
（七）按檔號順序將案卷裝入檔案盒（見附件4：檔案盒正面和盒脊式樣），根據案卷厚度也可將若干連續的案卷裝入同一檔案盒保管；
（八）編制出生醫學證明檔案案卷目錄（見附件5：出生醫學證明檔案案卷目錄式樣），加裝封面和封底并裝訂，填寫封面項目（見附件6：出生醫學證明檔案案卷目錄封面式樣）。
（十）《出生醫學證明》因無效需要換發時，原件自換發之日起作廢，在原存根案卷的封面、目錄或備考表中補充登記，但原件仍需收回與換發證件存根一起存檔保留。
第八條 出生醫學證明檔案檔號編制應遵循下列規定：
（一）檔號的結構為全宗號—類別號—案卷號—出生醫學證明編號；
（二）全宗號為立檔單位標識，如果是進館單位，可由檔案館確立；
（三）類別號由出生醫學證明檔案的類別標識、出生醫學證明檔案所屬年度構成，并列成分之間用“·”分開，如2013年出生醫學證明檔案的類別號為“CSZ·2013”；
（四）案卷號為同一全宗、類別的出生醫學證明檔案的案卷流水號，從1開始編制；
（五）出生醫學證明編號既作為文件自身內容和屬性的體現，在檔號中也代替文件順序號形式存在。
第九條 出生醫學證明檔案的保管期限為永久。出生醫學證明檔案在本機構保管滿五年之后，應向同級檔案館移交。
第十條 出生醫學證明檔案所存放庫房需具備防盜、防光、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等條件，保證檔案的安全。
第十一條 積極推進使用計算機管理出生醫學證明檔案，有條件的機構應當按照相關要求建立出生醫學證明電子檔案。
第十二條 各級檔案館和出生醫學證明檔案保管單位應當依法提供檔案信息查詢服務，依據檔案出具相關證明材料。
出生醫學證明檔案的利用應當遵守下列規定，并辦理登記手續：
（一）新生兒監護人或新生兒成年后，可憑相關證件利用被監護人或本人出生醫學證明檔案，他人代辦的，必須提供當事人的身份證明及授權委托書；
（二）各級人民法院、人民檢察院、公安機關、國家安全機關、紀檢監察機關、審計機關依據相關法律規定，可以憑單位介紹信查閱指定的出生醫學證明檔案。
（三）律師及其他訴訟代理人在訴訟過程中，持受理案件的法院出具的證明材料及律師執業證書、律師事務所證明等，可以查閱與訴訟有關的出生醫學證明檔案；
（四）其他單位、組織和個人要求查閱出生醫學證明檔案的，應當由出生醫學證明行政主管部門出具同意查閱證明，經檔案保管部門審核后，方可利用；
（五）利用出生醫學證明檔案的單位、組織和個人，不得公開出生醫學證明檔案的內容，不得損害出生醫學證明檔案當事人的合法權益。
第十三條 出生醫學證明檔案不得外借，僅限于當場查閱、摘抄和復印，復印的出生醫學證明檔案需加蓋檔案保管部門的印章方為有效；嚴禁涂改、圈劃、批注、污損、偽造、抽換及損毀出生醫學證明檔案。
第十四條 對違反本辦法規定，涂改、偽造、損毀、丟失出生醫學證明檔案或擅自提供利用和復制的，及有其他違反檔案法律法規行為的，依法追究相應責任。
第十五條 本辦法于印發之日起施行。
附件：1.卷內文件目錄式樣
附件1
卷內文件目錄式樣
卷 內 目 錄
序號 | 出生醫學證明編號 | 責任者 | 新生兒 | 母親 | 父親 | 出生 日期 | 發證 日期 | 頁號 | 備注 |
填寫說明：
1．序號：填寫卷內文件材料排列的順序編號。
2．出生醫學證明編號：填寫出生醫學證明存根編號。
3．責任者：填寫立檔單位名稱。
4．新生兒、母親、父親：分別填寫本人名字。
5．出生日期：填寫新生兒出生日期，以8位阿拉伯數字標注年、月、日。如2013年5月7日標注為“20130507”。
6．發證日期：填寫出生醫學證明發放日期，同上。
7．頁號：填寫每件文件首頁所對應的頁號；最后一件文件，填寫該件起止頁號。
8．備注：對需要說明情況的文件材料在備注欄內標注，換、補發出生醫學證明的情況在備注欄內注明“換發”或“補發”， 廢證在備注欄內注明何時作廢;如需要說明的情況在備注欄內填寫不下，則標注“*”號，并將需要說明的情況填寫在備考表中。
附件2
卷內備考表式樣
卷 內 備 考 表
本卷情況說明：
立卷人： 檢查人： 立卷時間： |
填寫說明：
1．本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。立卷后發生上述情況的，相關人員應當填寫說明并簽名、標注時間。
2．立卷人：由本案卷的整理者簽名。
3．檢查人：由本案卷質量審核者簽名。
4．立卷時間：填寫本案卷的立卷完成日期。
附件3
案卷封面式樣
（全宗名稱） | ||
出生醫學證明檔案 | ||
出生醫學證明編號： ～ 其中，廢證編號： | ||
起止日期： | 保管期限 | 永久 |
本卷共： 件 頁 | 廢證頁碼 | |
全宗號 | 類別號 | 案卷號 |
填寫說明：
1．全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或者通用簡稱。全宗名稱可以直接印在封面上。
2．出生醫學證明編號：填寫該案卷出生醫學證明起止編號。廢證編號：填寫該案卷中各廢證編號。
3．起止日期：填寫該案卷出生醫學證明發放的起止日期，中間以“～”連接。
4．件數、頁數：填寫該案卷立卷完成時卷內文件的總件數和總頁數。立卷后發生變化的，在“卷內備考表”中說明。
5．廢證頁碼：填寫該案卷中廢證頁碼。
6．全宗號：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼。
7．類別號：填寫出生醫學證明檔案類別標識及出生醫學證明檔案所屬年度，如2013年度的出生醫學證明檔案，以“CSZ·2013”表示。
8．案卷號：在同一類別內案卷的順序編號。
附件4
出生醫學證明檔案盒正面和盒脊式樣
出生醫學證明檔案盒正面式樣
（全宗名稱） |
出生醫學證明檔案 |
填寫說明：全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或者通用簡稱。全宗名稱可以直接印在封面上。
出生醫學證明檔案盒盒脊式樣
全宗號 | |
類別號 | |
案卷號 | |
起止編號 | 起 |
止 | |
盒號 | |
填寫說明：
1．按照出生醫學證明檔案案卷封面的填寫要求填寫。
2．案卷號：填寫本盒內的出生醫學證明檔案起止案卷。
3．起止編號：填寫本盒內出生醫學證明的起止編號。
4．盒號：填寫檔案盒的排列順序號（此項至檔案館后填寫）。
附件5
出生醫學證明檔案案卷目錄式樣
案 卷 目 錄
案卷號 | 出生醫學證明編號起 | 出生醫學證明編號止 | 件數 | 發 證 起止日期 | 廢證編號 |
填寫說明：出生醫學證明檔案案卷目錄按照整理完畢的案卷的相應項目填寫。
附件6
出生醫學證明檔案案卷目錄封面式樣
出生醫學證明檔案案卷目錄 全宗名稱： 全宗號： 類別號： 編制單位： 編制日期： |
填寫說明：
1．按照整理完畢的案卷的相應項目填寫。
2．編制單位：填寫該目錄的編制單位名稱。
3．編制日期：填寫該目錄的編制時間。