數字檔案館建設基礎知識

1  數字檔案館的概念及特點

1.1 數字檔案館的概念

根據國家檔案局發布的《數字檔案館建設指南》，數字檔案館被定義為各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息、技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。

1.2 數字檔案館的特點

館藏資源數字化。數字檔案館是以數字化檔案信息為核心的信息資源庫，除接收進館的電子文件外，還必須將館藏的實體檔案進行數字化使其轉變為計算機可識別和處理的數字信息。

信息結構標準化。信息結構標準化是數字檔案館信息快捷存取和網絡傳輸的前提。在數字檔案館中，需采取統一的標準規范來保障數據庫中同類信息格式的一致性，從而為建設開放、互聯的檔案信息共享平臺做好準備。

信息傳遞網絡化。數字檔案館是以實現資源共享和網絡化信息服務而建立起來的信息集成系統，在檔案利用服務中可借助計算機和網絡系統突破時空限制實現檔案信息的傳遞。

生成空間虛擬化。通過網絡，傳統檔案館被賦予信息資源檔案館和終端檔案館的角色，前者為數字檔案館提供信息，后者則是在一種虛擬的信息環境中為用戶提供信息服務。

信息利用社會化。數字檔案館革新了傳統的檔案利用服務模式，利用者可以在任何時間和地點依照各自的權限通過網絡獲知和獲取所需信息，突破檔案利用服務對時空的限制，從而拓寬了檔案信息利用范圍。

檔案管理智能化。數字檔案館能輔助檔案實體管理，使檔案業務工作趨于智能化。如數字檔案館相關的信息系統可進行檔案自動編目、標引、統計等，可在確保檢全率和檢準率的同時實現智能化檢索。

2 數字檔案館建設的意義

2.1 提升檔案服務質量，有效服務學校大局

在數字檔案館環境下，檔案信息能在一定范圍內進行共享，從而打破檔案利用服務對檔案原件、時間和空間的限制。檔案服務方式的革新更加有助于檔案工作更有效地服務于學校發展大局。較高的檔案利用需求同較落后的檔案管理方式之間的矛盾迫切需要檔案館盡快轉變傳統的檔案管理、檢索和利用方式，數字檔案館建設項目是滿足這一要求的必經之路，它以豐富的數字化資源、海量的存儲空間、便捷的檢索途徑、快速的傳輸速度、嚴格的權限控制等優勢為學校各項建設提供信息服務。通過數字檔案館建設改善檔案工作的薄弱環節，檔案工作將真正融入數字化校園的大背景之中，為學校各項工作的順利運轉提供優質的信息服務和有力的決策支持。

2.2 促進檔案長期存儲，確保檔案安全保管

檔案是社會活動產生的的原始記錄，具有唯一性，一旦遭到損壞或者遺失則難以撲救，造成不可逆的損失。數字檔案館提供數字化檔案信息替代檔案原件提供利用，由此可降低檔案原件在利用中的損耗，降低了檔案原件在利用中損毀和遺失的風險，延長檔案原件的使用年限。此外，數字檔案館建設還能確保檔案信息安全，數字化檔案信息在提供利用時會對不同管理和利用者進行嚴格的權限控制，在確保檔案信息安全的前提下最大限度提供利用；數字化檔案信息具有可復制性，在原件損毀時，依舊可供決策參考，防止重大災害對檔案造成毀滅性破壞。

2.3革新檔案工作方式，提高檔案工作效率

依托數字檔案館建設項目，可實現對校務系統產生的電子文件的前端控制和文檔一體化管理，保證檔案信息收集齊全、完整、系統和可用；可實現檔案著錄、標引、鑒定、統計等基本業務的智能化管理；可實現檔案服務方式的多元化、網絡化和遠程化；可實現檔案安全保管的智能化控制。實體檔案館也將從文件實體的保管基地變成檔案信息的控制中心。以上可謂是對傳統檔案工作方式的革新，將極大地助推檔案工作效率的提高。

3館藏檔案數字化的原則

3.1統一規劃，專人負責

館藏檔案數字化項目需成立專門的工作小組，對數字化的全過程進行規劃、監管和驗收，保障整個數字化工作的質量。為保證項目實施質量，實施前需制定和完善相關標準制度規范，如掃描拍攝的像素、分辨率、色彩、色溫、白平衡等各種參數設置、不同類型檔案的著錄標引規范、掃描文件命名規則等等。以統一的標準為向導，確保項目在技術上的協調一致。

3.2利用優先，分步實施

檔案館館藏檔案數量龐大、載體多樣，檔案數字化任務重，館藏檔案數字化工作不可能在短時間內同步完成。必須根據檔案利用優先的原則，兼顧特殊載體檔案保護的需求，分批分重點地推進館藏檔案數字化工作。即優先數字化利用率高、檔案原件受損、特色鮮明的檔案，逐步完成對全部館藏檔案的數字化加工。

3.3全程監管，確保安全

檔案數字化的安全工作，需要保障檔案實體管理安全和檔案信息管理安全。為確保實體管理安全，須加強檔案實體的全程監控，確保數字化過程中檔案實體齊全和完整，嚴防損毀和遺失；為確保檔案信息安全，一方面在檔案數字化的過程中對外包單位的資質進行嚴格審查，在工作中嚴防數據丟失、破壞、被盜、篡改，同時消除電磁輻射、非法下載復制、病毒侵襲、系統崩潰、硬件損壞等隱患；另一方面在數字化加工前需剔除絕密件、區分保密件和非保密件、掃描件與非掃描件，針對涉密文件需嚴格控制掃描的環境、人員、過程以及信息存儲的介質和信息利用的范圍等；最后，在利用數字化成果時，需按照檔案信息公開、限制、保密等不同密級設定授予不同用戶相應權限，在確保信息安全的前提下提供檔案利用服務。

3.4保證質量，提高效率

館內數字化項目負責人須嚴格依照工作要求，做好數字化工作各個階段的銜接與梳理工作，與外包工作人員嚴密配合，明確分工，確保整個項目的高效運轉。把握驗收的關鍵節點，重點審查數字化加工的質量，對不符合要求的加工件及時返回重做，對已完成的數字化加工成果進行及時保存和備份，交接驗收階段須手續完備，責任明晰。

4數字檔案館實體建設的內容

 4.1基礎設施

硬件設施。包括計算機硬件設施和相關存儲設備，如計算機、服務器、交換機、路由器、硬盤、光盤、防磁柜、掃描儀、數碼相機等。

軟件設施。主要包括檔案館局域網和檔案管理軟件。

 4.2信息資源

按照數字檔案信息的產生方式，數字檔案館中的檔案信息資源可分為原生數字檔案信息源和次生數字檔案信息源，前者主要是由電子文件歸檔而來，后者主要是傳統載體檔案經由數字化加工轉換而來。

 4.3應用系統

數字檔案館應用系統負責實現檔案信息采集、存儲、管理、交換、查詢、發布、庫房管理等眾多功能，是一個包含多個子系統的龐大系統體系，具體包括檔案管理系統、電子公文歸檔系統、網站管理系統等。其中檔案管理系統又包括數據庫系統、元素據管理系統、檢索系統、用戶管理系統、安全系統等。

 4.4標準規范保障

各項標準是整個數字檔案館建設的依據，也是管理專業化和規范化的必然要求。包括管理性、業務性和技術性的行政法規、業務規范、技術標準和管理制度等等。

4.5人才隊伍建設

學校數字檔案館所需人才隊伍以管理型人才為基礎、復合型人才為重點。根據數字檔案館業務工作的劃分，所需人才類型有：檔案專業人員，負責檔案掃描、著錄、標引、檢索、參考咨詢等；信息技術人員，負責系統開發和維護、網頁設計與維護等；行政管理人員，負責組織協調、人事管理等。