解讀 | 會計資料的歸檔與移交
【解讀】本條規定了會計機構的會計檔案管理責任。 1.定期 定期，是指單位會計機構在本機構保管期內，根據實際工作情況制定應歸檔的會計資料的收集、整理、立卷頻率（周期），整理立卷周期最長不得超過一年。電子數據的收集和傳遞效率更高，可考慮適當縮短會計資料整理立卷的周期，按周、旬或月的頻率對電子會計檔案進行歸檔。 2.整理立卷 整理立卷，是指將辦理完畢并具有保存價值的會計資料，依其形成規律和有機聯系組合成為檔案管理機構認可的會計檔案的工作過程，各類會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。 （1）會計憑證。會計憑證按全年順序統一編號，卷號應與裝訂的會計憑證封面冊數的編號一致。具體要求如下： ①裝訂記賬憑證，原則上以一張記賬憑證匯總表為一冊，也可分訂兩冊以上，用分數號編號；如記賬憑證較少，也可將兩張或三張記賬憑證匯總表的記賬憑證合并裝訂一冊，但不得跨月裝訂。 ②原始憑證過大時，要折疊成比記賬憑證略小的面積，注意裝訂線處的折留方法，裝訂后仍能展開查閱；原始憑證過小時，可在記賬憑證面積內分開均勻粘平。 ③摘掉憑證中的大頭針等所有鐵器。 ④裝訂會計憑證要加封面、封底，封面有關內容都應填寫，簽章齊全。 ⑤會計憑證裝訂處是憑證的左上角，一般左右寬不超過2厘米， 上下長不超過2.5厘米。 ⑥裝訂后要將裝訂線用紙打個三角封包，并將裝訂者印章蓋于騎縫處，在脊背處注明年、月、日和冊數的編號。 （2）會計賬簿。各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其他須整理、立卷。具體要求如下： ①會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬頁是否齊全，是否按順序排列。 ②會計賬簿裝訂順序為會計賬簿裝訂封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、按 本賬簿頁數項順序裝訂賬頁、會計賬簿裝訂封底。 ③活頁賬簿去空白頁后，將本賬頁數項填寫齊全，撤賬夾，用堅固耐磨的紙張做封面、封底， 裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。 ④裝訂后的會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、掉頁現象。⑤會計賬簿的封口處，應加蓋裝訂印章。⑥裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。⑦會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、庫存現金 日記賬、銀行存款日記賬、明細賬。 （3）會計報告。①會計報告編制完成并按時報送后，留存報告均應按月裝訂成冊。②會計報告應整理平整，防止折角。③會計報告在裝訂前，應按編報目錄核對是否齊全。 ④會計報告的裝訂順序為會計報告封面、會計報告編制說明、各類會計報表及附注、會計報告封底。裝訂的會計報告、報告上邊和左邊應對齊。⑤會計報告按保管期限分別編制卷號。其中，月、季度會計報告全年按月、季順序編制卷號，半年和年度 會計報告按年順序編制卷號。 電子歸檔文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等。會計檔案卷盒及其有關表格的項目設置、規格、質量要求可參考 《會計檔案案卷格式》(DA/T39)。 3.會計檔案保管清冊 會計檔案保管清冊，是指單位會計機構為了便于會計檔案的科學管理，按照一定規律編寫的會計檔案詳細目錄。進行會計檔案電子化歸檔的單位，須在保管清冊中標示電子會計檔案和紙質會計檔案。 會計檔案保管清冊由單位會計管理機構編制，通常按年編制，用以準確反映截至編制日時點已整理立卷的全部會計檔案基本信息。會計檔案保管清冊是會計檔案的完整目錄清單，與會計檔案的實際保管地點無關。 也就是說，即使會計檔案移交給單位檔案管理機構保管，會計檔案保管清冊中也要體現已移交的檔案。會計檔案保管清冊應當與會計檔案 移交清冊一同移交給檔案接收方，交接雙方依照兩個清冊共同清點交接。 如果移交時間短于1年，會計檔案保管清冊的編制頻次應當與移交時間相匹配；如果移交時間長于1年，會計檔案保管清冊應至少按年編制。會計檔案保管清冊至少應當一式兩份，移交時應在紙質保管清冊上與會計檔案移交清冊履行相同的簽字手續，移交方和接收方各留存一份。 會計檔案保管清冊可與案卷目錄相同，或用案卷目錄代替。有案卷目錄的可不用編寫保管清冊。會計報表及其他會計資料的整理組卷可參照《歸檔文件整理細則》 (DA/T22)進行。 《會計檔案管理辦法》第十一條 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。 單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。 【解讀】本條規定了會計檔案在單位會計機構臨時保管的要求。 因為財務工作的特殊性，會計檔案往往不能如同其他類型檔案一樣，在當年年度終了后及時進行移交，需要繼續在單位會計機構臨時保管一段時間。 按照規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管至次年12月底。如2016年形成的會計檔案，會計機構可暫時保管1年，到2017年年底或2018年年初移交單位檔案機構。 如因審計跨年、業務移交、編制滾動預算等原因確需推遲移交的，經單位檔案管理機構審批同意后，可適當延期移交，但最長不得超過三年。如2016年形成的會計檔案，最長可由會計機構保管至2019年，2019 年年底或2020年年初應移交單位檔案機構或檔案工作人員。 《會計檔案管理辦法》第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。 紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。 單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準 確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。 【解讀】本條規定了會計機構辦理會計檔案移交的要求。 會計檔案移交，是指各單位會計管理機構將臨時保管的會計檔案，移交至單位檔案機構（未設立專門檔案機構的，也可為負責單位檔案工作的部門，下同）或檔案管理人員的過程。會計檔案移交可參見《企業檔案工作規范》（DA/T42）和《機關檔案工作業務建設規范》（國檔發〔1987〕27號）的要求。具體做法如下： 會計機構按期將會計檔案移交清冊隨同待移交的會計檔案向檔案機構移交；檔案機構接收時應認真核對，并檢查檔案質量，按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，經雙方確認無誤后在會計檔案移交清冊上簽字、蓋章。 會計檔案移交清冊由會計機構和檔案機構各保留一份。移交過程中，具備電子會計檔案管理條件的單位，可通過電子檔案管理信息系統完成線上移交流程。移交的會計檔案必須是完整的、可利用的、可保管的。 元數據是對數據資源的描述，即關于數據的數據，是信息共享和交換的基礎和前提。電子會計檔案元數據主要用于描述電子會計檔案的內容、背景、結構及其管理過程，是會計檔案的索引、解釋說明的信息項，需隨電子會計檔案一并移交。 元數據項的要求可參見檔案行業標準《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46），文件格式符合檔案行業標準《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47），或《文獻管理 長期保存的電子文檔文件格式第1部分：PDF1.4 ( PDF/A-1)的使用》(GB/ T23286.1)，也可參考《文獻管理 可移植文檔格式第1部分：PDF1.7》(GB/T320106.1)。圖像電子文件的歸檔存儲格式可根據《版式電子文件長期保存格式需求》(DA/T47)的原則和《電子文件歸檔和管理規范》 (GB/T18894)的要求確定。 單位檔案機構接收電子會計檔案時，對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性的檢測方法可參考《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》(檔辦發〔2015〕4號)的要求。具體做法如下： 1.真實性和可靠性檢測 收集歸檔前，采用加密算法對歸檔電子文件進行認證，形成認證碼；電子檔案管理系統接收到歸檔電子文件后調用加密算法，將產生的認證碼與原認證碼進行比對，如果兩次認證碼不一致，應確定為電子文件被更改。 2.完整性檢測 將歸檔的電子文件與電子文件應有構成要素進行比較，凡缺少應有構成要素的電子文件均是不完整電子文件；將收到的電子文件元數據與元數據定義項進行比較，凡缺少應有元數據元素的，應確定為元數據不完整；對于有些需要特殊的軟、硬件支撐才能顯示或處理的電子文件, 歸檔時應檢查其所依賴的軟、硬件是否與電子文件一同收集。 3.可用性檢測 可用性檢測一般包括如下兩個方面： (1)電子文件和電子檔案可識別性檢測。收集不可識別電子文件特征，形成特征庫；將收集歸檔的電子文件與不可識別電子文件特征庫中的特征進行比對，符合不可識別電子文件特征的，應確定為不可識別電子文件。 (2)存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性檢查。可靠性檢查是指采用防病毒系統檢查電子文件和電子檔案有無病毒，以確保防病毒系統的病毒庫處于最新狀態。兼容性是指電子文件和電子檔案存儲格式 對特殊軟硬件平臺的依賴性。 兼容性檢查包括硬件和軟件兩個方面，由于目前尚無統一的檢查方法，各單位可參照采用信息系統開發中的Beta 測試法進行檢查。如果采用離線移交的，單位還應對載體的完好性進行檢查，即檢查電子文件存儲的載體有無損傷，可否正常使用。 其中，需檢查的離線載體數量較少時，可采用人工檢查；需檢查的離線載體數量較多時，應采用專用的檢查系統。