“規范”在電力項目檔案管理過程中的應用

在國投湄洲灣第二發電廠2×1000MW機組工程建設中對項目檔案管理提出了新高度。湄洲灣電力項目檔案管理以“創建數字檔案室、實現國家一流項目檔案管理”為目標，以“高標準、嚴要求、重實效，切實做好工程檔案管理工作”為總體思路，成功的完成了項目檔案管理要求。

▲圖為國投云頂湄洲灣電力有限公司

▲圖為本文作者黃巧芳

▲圖為本文作者林義太

作者：國投云頂湄洲灣電力有限公司   黃巧芳 林義太

來源：蘭臺之家交流群

一、概況

國投湄洲灣第二發電廠2×1000MW機組工程（以下簡稱國投湄洲灣電力工程）采用EPC（設計采購施工）總承包建設模式，這對項目檔案管理提出了新高度。工程開工伊始，湄洲灣電力項目檔案管理就以“創建數字檔案室、實現國家一流項目檔案管理”為目標，以“高標準、嚴要求、重實效，切實做好工程檔案管理工作”為總體思路。

國投湄洲灣電力工程由國投電力控股股份有限公司（占51%股份）和馬來西亞云頂集團全資子公司Green Synergy Limited（占49%股份）共同投資建成。項目于2015年1月22日取得福建省發展和改革委員會核準，2015年2月6日正式開工。工程3、4#機組分別于2017年7月20日、2017年9月27日，168小時滿負荷運行成功。2017-2019年先后榮獲“中國項目管理成就獎”、“卓越項目管理實踐獎”、“國家優質工程金獎”等榮譽。

二、項目檔案管理工作

項目檔案是項目建設的重要組成部分，它真實地反映工程項目從基建準備前期到竣工、試生產的整個工程歷史面貌，是反映工程項目質量和進行工程決算的重要依據，也是項目竣工后企業進行正常的生產運營必不可少的技術依據，是維護企業合法權益和經濟效益的重要憑證，是企業的寶貴財富。

國投湄洲灣電力項目檔案管理特色

借助“規范”打造“四方一體化管理”的EPC總承包項目檔案管理模式。2015年項目開工，當時國內電力建設實行EPC總承包項目管理模式雖然不少，但形成經驗推廣的少之又少，項目檔案管理以什么樣的模式定位是摸著石頭過河，而《火電建設項目文件收集及檔案整理規范DL/T241-2012》（以下簡稱“規范”）對總承包明確了職責。

我們依據“規范”經多方研究，確定“業主、監理、總承包、施工單位”四方一體化管理模式。秉承“追求卓越、鑄就經典”的建設理念，充分發揮總承包優勢，實施從項目文件過程控制、收集、整理、審核、驗收由總承包跟蹤管理、業主、監理監督檢查、施工單位具體管理的模式。最大限度地發揮總承包項目多方資源的整合、實現了設計、施工、調試文件管理的高度融合。

國投湄洲灣電力項目檔案取得的成效

自項目前期準備至竣工投產，共收集和整理項目紙質檔案6187卷，項目實物檔案736件，照片檔案1048件。編制檔案檢索目錄信息11萬條，數字化檔案10萬件。

2017年6月成功創建集檔案信息管理與庫房智能化管理為一體的“智慧蘭臺”。此管理系統的創建在國投集團尚屬首家，也走在同行業的前列。

2018年2月國投湄洲灣電力項目高標準一次性通過了福建省檔案局“建設項目竣工檔案專項驗收”；2018年3月高標準通過了兩臺機組投產達標“工程檔案”檢查 ；2018年-2019年工程相繼獲得“中國電力優質工程獎”和“國家優質工程金獎”，“工程檔案”管理獲得專家一致好評。

三、“規范”成為電力項目檔案管理重要依據。

 “規范”與《電力工業企業檔案分類規則1991》相比，更加全面、科學、系統，方便檢索利用。更加適應目前火電企業項目檔案管理。分類更合理，保持了文件的形成規律，體現了科學管理的理念，適應信息化檔案工作的需要。

尤其在特殊載體檔案的收集整理提出了明確的要求。當時，檔案標準50余種，“規范”在國內首次提出了特殊載體與紙質檔案的有機聯系的規定要求，解決了困擾多年的項目檔案技術問題。同時，提出了工程實物檔案屬于歸檔范圍，并與施工記錄互見的規定要求，因此，“規范”成為湄洲灣電力開展項目檔案工作的重要依據。

1、“規范”為本項目檔案管理制度建設提供了重要依據。

項目初始，我們根據國家重點項目檔案相關標準規范、《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》（DL/T241-2012）及《福建省重點建設項目檔案驗收實施細則》要求，結合本項目實際情況，制定了《國投湄洲灣第二發電廠2×1000MW機組建設項目檔案管理實施細則》，對項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔做了詳細規定，并制定了分類方案及保管期限表，并應用和落實全過程管理。

2、依據“規范”職責劃分明確。“規范”中明確了參建方職責，湄洲灣電力根據本單位項目實際管理情況，制定了項目檔案歸檔實行“誰形成，誰歸檔”的原則。凡具有文件承辦職責人員均對形成和處理的文件材料進行規范化登記、積累并及時整理向單位檔案室進行了移交歸檔，并同步數字化項目文件。

3、依據“規范”收集內容進行項目檔案收集與歸檔，做到了與項目管理同步，檔案門類齊全，內容完整、系統。

4、依據“規范”，對項目文件進行整理、分類、組卷、編目。立卷工作遵循文件形成規律和成套性，保持了卷內文件的有機聯系；卷內目錄、案卷封面、備考表、案卷目錄、案卷脊背編制規范；案卷排列規律，便于檢索，案卷裝訂保持了卷內文件內容的相對獨立與完整，結實、整齊、規范。

四、“規范”在電力項目檔案管理中起到的重要作用

1、對檔案的完整性、準確性、系統性起到了重要作用。

項目文件完整、成套、系統，記述和反映建設項目的前期準備、核準、設計、設備制造、施工及竣工驗收的全過程，真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況，圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備，同時對電子和文件材料制作要求做到格式統一、版面整潔、規范，書寫字跡清晰、耐久，整理系統規范，案卷符合質量要求。

2、對項目檔案全程管理控制措施起到了指導作用

（1）合同約束。EPC、監理合同中對檔案歸檔內容、數量、質量要求等提出明確要求，特別是項目文件的形成、積累、整理和移交責任，做到檔案管理與工程同步，約束參建各方的檔案管理行為。

（2）竣工驗收實行一票否決。在項目竣工驗收報告設有檔案室驗收簽定欄，無檔案人員簽字認可項目不予驗收，不可做結算，通過經濟考核確保了項目文件的質量。

（3）過程控制，管理有序。施工期間，檔案管理人員深入施工現場檢查項目文件的日常收集、積累并指導，根據“規范”對項目文件（包括電子文件、特殊載體文件材料）制作、編目、分類、整理、案卷質量的標準性等要求落到實處，對不符合要求的及時整改；進入竣工階段，建設方會同總承包單位、監理、專業技術人員對案卷的齊全性、完整性、準確性進行詳細的審查、驗收。

（4）對項目文件移交起到了規范性的指導意義。項目文件移交歸檔工作與崗位職責相關聯。根據“規范”中項目檔案移交要求，對未按期移交或文件移交質量不符合歸檔要求的，由檔案室按相關規定提出考核建議，確保了項目文件管理正常有效地開展。

3、對竣工文件及竣工圖的編制及質量起到了重要作用。

（1）竣工文件均按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28—2002)、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822—2008）及《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》（DL/T241—2012）的相關規定進行了系統化整理。檔案組卷分為按“件”組卷和按“卷”組卷兩種方式。遵循文件的自然形成規律，保持了文件的成套性和有機聯系，檔案目錄與實物相符。

（2）嚴格審核，保證質量。由建設方、監理、總承包單位、施工單位四方技術、檔案人員形成審核竣工文件程序，每完成一個單位工程，對照項目文件案卷目錄、卷內目錄，對文件的齊全性、完整性、準確性進行審查，最后由檔案管理人員負責檢查原始資料是否符合檔案規范要求，對存在的問題在“竣工資料預驗單”提出整改內容并限定時間整改，合格后方可由建設方、監理、總承包及檔案人員會簽竣工文件審查頁和案卷質量審查表。

4、對項目檔案的規范性、系統性起到了積極作用。