檔案工作，已站在了企業變革中的前沿陣地上

文/朱新杰 蘇寧云商集團股份有限公司

來源：網絡綜合 愛學術

蘇寧云商集團從20 多年前的一家小型空調零售企業成長為中國商業的領軍者、全球家電連鎖零售業市場價值最高的企業之一，并以“百年蘇寧全球共享”為企業發展的愿景，致力于打造百年企業。蘇寧是一個不斷創造歷史的民營企業，蘇寧檔案為后來者記錄并留下了那些珍貴的歷史記憶。

在蘇寧云商集團的企業展廳、共享財務檔案室和集團總部檔案室，不僅強烈感受到互聯網、智能終端帶來的時代氣息，也看到檔案工作融入企業歷史、服務企業發展的清晰足跡，企業檔案成為塑造企業文化與價值觀的重要載體。

展廳里，有根據歷史照片檔案實景復原的第一家門店，有上世紀90 年代店面銷售的影像資料，有當時留下的登記賬冊，有各種媒體報道、報廣資料，有歷年蘇寧榮獲的榮譽實物，這些都是檔案在蘇寧企業文化建設中實實在在的體現，生動地訴說著企業發展的歷程。此外，蘇寧檔案管理部門還積極開發檔案資源，制作成視頻，供全體員工觀看、學習，使檔案成為傳承企業文化的窗口。

創新的原生動力只來自那些有真正的市場經歷，體驗過生死一線的企業，且無可選擇地成為企業的生存方式。蘇寧的檔案管理實務既與其營銷行為和商業布局相吻合，又是在研究并遵從檔案法律、法規，學習并理解檔案專業規范的過程中不斷優化和演進的。蘇寧形成了相對“集中+分散”的檔案管理模式，一是“總部統管”與“分公司自管”相結合;二是集團總部層面，統一監管、統一指導與會計檔案、人事檔案實體分離相結合，既保持公司全部檔案的邏輯聯系，又兼顧企業財務系統、人力資源系統的運行規律。通過制度建設、組織搭建、硬件配套等措施，為這一管理模式的貫徹提供支持。

經過多年的持續推進，蘇寧檔案工作在管理專業化、規范化、信息化建設上收獲了優異的成果，2015 年蘇寧云商集團通過了江蘇省檔案管理五星級規范測評。檔案收集是企業檔案工作開展最關鍵的基礎，卻常常伴隨著繁瑣與疏漏，為此，蘇寧檔案人員通過工作方法等細節的有所創新，再以制度安排確定并形成規矩，產生了立竿見影的效果。比如，以確定的時間節點，設立“月度收集日”，按公司大小設定工作目標，建立人員考核機制，同時輔以人員培訓、崗位認證等舉措，提高檔案業務工作的水平。2015 年，蘇寧云商集團共收集檔案近45 萬件，提供檔案利用11704 人次，有近1 萬人次參加了檔案業務培訓，在200 多家分公司建立了檔案工作的基礎，“月度收集日”這一工作方法起到了至關重要的作用。

檔案庫房是檔案工作開展的重要條件，蘇寧檔案管理部門實施了“檔案館+區域檔案服務中心+檔案室”的三級規劃方案。集團總部地區正在籌建一座占地1500 平方米的檔案館，采用“密集架存儲+物流密集存儲”相結合的方式，利用物流自動化技術，擴充存儲容量，最大化利用空間，實踐檔案保管的新模式;以區域核心城市的物流基地檔案室為基礎，蘇寧采用了區域檔案服務中心的概念，輻射周邊城市，改善檔案庫房不足的問題，目前蘇寧已完成28 個區域檔案服務中心的設置工作。

2009 年，蘇寧開啟了互聯網轉型變革之路，開創了中國商業零售領域的“O2O 模式”。與企業發展戰略同步，蘇寧檔案工作也走上了突破求變之路。2012 年，自主研發了蘇寧云商集團檔案管理系統(下稱SAM系統)。以SAM系統為核心，蘇寧檔案管理部門制定了檔案信息化建設的規劃方案，持續推進“實物檔案數字化”和“電子檔案管理”工作，并以檔案信息網絡化服務為目標，實現企業信息資源的整合、共享，進而向全文檢索、知識管理邁進。2015 年9 月，SAM系統作為蘇寧檔案創造的第一款產品，通過了江蘇省檔案局組織的專家鑒定，榮獲省檔案創新優秀科技成果獎二等獎。

2015 年12 月，蘇寧作為國家檔案局組織的《企業制造系統電子文件規范化管理》課題研究項目的承接單位之一，在北京參加了課題開題會議，這是蘇寧繼當年9 月參加國家檔案局非公企業檔案協作組成立大會后，第二次參加國家檔案局的會議，也是蘇寧第一次承接檔案課題研究任務。

項目子課題之一《電子商務平臺系統電子文件規范化管理》是蘇寧重點研究的對象，在明確了研究任務后，蘇寧迅速啟動準備工作，搭建了課題研究工作項目組，對課題任務、完成時間進行了細分、明確。項目組以蘇寧易購電子商務平臺為研究樣本，對平臺構成進行分析，在充分把握平臺特點基礎上，確立了以系統功能、業務場景梳理，電子文件類型、格式分析調研，可歸檔范圍歸納總結，系統接口論證開發的研究思路，對平臺的各組成系統進行研究、梳理。目前課題研究已取得階段性成果，并得到有關方面的肯定。

作為民營企業，蘇寧云商集團首次承擔國家級檔案課題項目，就電子商務平臺電子文件管理進行專業研究，既是過往實踐的提煉，又是一次新的跨越?；赝麆倓偨Y束的全國“兩會”，全國政協委員、蘇寧控股集團董事長張近東連續第三年提出關于電子發票的提案。張近東建議繼續推行電子發票，試點逐步取消紙質發票，將增值稅專用發票也納入電子發票的范疇。這清楚地表明，在蘇寧向電商全程信息化的最后一環發起沖擊的時刻，檔案工作無疑站在了最敏感的前沿陣地上。